Created with Sketch.

Im BI CUBE basteln Mitarbeiter Papierfiguren, schreiben auf Whiteboards und kleben Notizzettel an die Wände.

Created with Sketch.

Alle an einem Tisch

Die digitale Transformation verändert das Arbeitsleben. Tempo und Querdenken sind gefragt, Zusammenarbeit und Austausch erwünscht. Und so ändern sich die Büros – in Ingelheim wie in Biberach, in Lyon, Wien und Ridgefield. Mit dem BI CUBE am Firmensitz bekommt agiles Arbeiten gar einen eigenen Ort.

Wer über den Campus in Ingelheim läuft, dem kann der weiße Neubau neben der Kantine nicht entgehen: Der BI CUBE sieht aus wie ein Ufo, oval, mit flachem Dach und dunklen Fenstern. Im Inneren allerdings erinnert nichts an ein Raumschiff. Im Gegenteil: Es riecht nach frischem Holz, im Flur steht eine Sofalandschaft mit großen Kissen und Kaffeetischen. Nur eine Glasfront trennt die Wohnzimmergemütlichkeit im Flur vom geschäftigen Treiben in den drei Arbeitsräumen: Die Scheiben geben den Blick frei auf Mitarbeiter, die Papierfiguren ausschneiden, auf Whiteboards schreiben und Notizzettel an Wände kleben.

Der BI CUBE ist der Ort zum Andersarbeiten: agil und ohne Hierarchien. Boehringer Ingelheim-Angestellte teilen ihre Gedanken, geben sich Feedback, entwickeln Ideen weiter – und dank agiler Methoden wie Scrum und Design Thinking schaffen sie all das in kürzester Zeit. Der BI CUBE ist auf 700 Quadratmetern mit allem ausgestattet, was das kreative Arbeiten unterstützt: beschreibbare Wände, verschiebbare Möbelstücke, Bastelmaterialien. Wer mehr Platz benötigt, kann aus den drei Konferenzräumen kurzerhand einen einzigen großen machen. „Klassische Meetings mit Powerpoint-Schlachten gibt es hier nicht“, stellt Dr. Andrea Kreißelmeier klar, eine von etwa 30 sogenannten Agile Facilitators bei Boehringer Ingelheim. Sie hilft ihren Kollegen, agile Methoden anzuwenden.

Der BI CUBE ist aktuell das visionärste Gebäude am Firmensitz in Ingelheim – oder vielmehr: des gesamten Konzerns. Er ist Ausdruck einer neuen Form des Arbeitens, denn die Digitalisierung verändert Prozesse, Herangehensweisen, Denkansätze. Smart Working ist dabei das Schlüsselwort: „Die Marktentwicklungszeiten werden immer kürzer, der Wettbewerb dichter, Kundenbedürfnisse ändern sich ständig“, sagt Kreißelmeier. Was heute angesagt ist, sei womöglich morgen schon veraltet. „Unternehmen können es sich schlicht nicht mehr leisten, jahrelang über eine Idee zu brüten.“ Boehringer Ingelheim braucht deshalb wie alle Unternehmen der Gesundheitsbranche kürzere Wege, flachere Hierarchien. Und Querdenker.

Das Unternehmen konkurriert schließlich längst nicht mehr nur mit anderen Pharmaunternehmen. Auch große Tech-Konzerne wie Apple, Google und Amazon mischen im Rennen um Healthcare-Technologien mit. Da geht es nicht nur um Kunden, sondern auch um die Mitarbeitergewinnung: Gerade digitale Talente sind überall gefragt. Sie wollen Kollaboration, Autonomie und Transparenz. Auch deshalb braucht es ein Umdenken, einen neuen innovativen Ansatz. Andersarbeiten macht schlichtweg attraktiv: Das gilt sowohl für die Talentgewinnung als auch für bestehende Mitarbeiter.

Der BI CUBE soll ein Inkubator für das neue Denken sein. Architektur und Raumkonzept basieren auf zahlreichen Lektionen, die Boehringer Ingelheim in den vergangenen Jahren an verschiedenen Standorten gelernt hat, unter anderem in der US-Niederlassung Ridgefield, in dem ehemaligen Merial-Standort Lyon und in Biberach. Dort arbeiten die Angestellten bereits nach dem Konzept des „Smart Working“. Der Grundgedanke: flexible Arbeitsumgebungen statt Einzelbüros und langer Flure. „Wir schaffen ein kreatives Arbeitsumfeld – und erfüllen damit die Bedürfnisse, die die digitale Welt an uns stellt“, sagt Uta Dotzauer, Head of Corporate Real Estate. „Denn auch in dem neuen Umfeld braucht es einen Ort, an dem sich Mitarbeiter unterhalten und austauschen – und die digitale Transformation mit Leben füllen können.“

Die Mitarbeiter in Ridgefield leben das Konzept bereits seit fünf Jahren. Statt in abgeschlossenen Büros arbeiten die Angestellten unter anderem an Schreibtischinseln auf einer offenen Fläche. Für Besprechungen ziehen sie sich in Meeting-Räume zurück. Ein Großteil der Arbeit läuft digital: Jeder Mitarbeiter hat ein Notebook, ein Headset, ein Mobiltelefon und einen Skype-Zugang. Papierstapel? Fehlanzeige! Der Vorteil: Die Angestellten können theoretisch von jedem Standort aus arbeiten. Der Computer verbindet sich automatisch mit dem WLAN und los geht’s. Kurzum: Die Kollegen aus Ridgefield sind überall in der Boehringer Ingelheim-Welt zuhause.

Trotz digitaler Werkzeuge kommunizieren die Mitarbeiter dort heute aber mehr miteinander. Das war zu Zeiten der Einzelbüros anders, erinnert sich Benedikt Kraus, Chef der Abteilung Infrastructure, Safety, Environment and Engineering (ISEE) in Frankreich: „Selbst wenn die Türen offen standen, war da doch diese Barriere. Durch das neue Raumkonzept kommen die Kollegen automatisch mehr ins Gespräch – das wollen wir fördern.“ Kraus weiß: Offene Arbeitsflächen fördern Kollaboration. Aus Interaktion und Kommunikation heraus entstehen neue Ideen. Und das sorgt am Ende auch für mehr Produktivität.

„Wir stellen immer mehr Bereiche auf Smart Working um. Wir schaffen so ein neues Denken, einen digitalen Pioniergeist.“

Dr. Andreas Neumann, Mitglied der Unternehmensleitung mit Verantwortung für Personal

Das Boreal-Gebäude ist die erste Immobilie des Unternehmens, die vom Keller bis zum Dach für Smart Working ausgelegt ist. Die Räume erfreuen sich bei den Mitarbeitern immer größerer Beliebtheit.

Alles auf Anfang

Als Boehringer Ingelheim Ende 2016 Merial übernahm, die Tiergesundheitssparte des französischen Pharmakonzerns Sanofi, bot sich dem Unternehmen eine große Chance: Das alte Merial-Gebäude im südfranzösischen Lyon war nicht mehr zweckgemäß, etwas Neues musste her. Die Architekten konnten also innovativ denken. Ergebnis: Das Boreal-Gebäude ist die erste Boehringer-Immobilie, die vom Keller bis zum Dach für Smart Working ausgelegt ist. „Wir haben in Ridgefield schnell gemerkt, dass wir die Räume nur bis zu einem gewissen Grad ändern konnten“, sagt Kraus, der seit Juni 2018 die ISEE-Abteilung in Lyon leitet. „Hier haben wir die Chance genutzt, das komplette Gebäude auf die neue Arbeitsweise auszurichten.“

Ob Trainee oder Führungskraft – alle 750 Beschäftigten in Lyon arbeiten im Smart-Working-Konzept. Jedes Stockwerk besteht aus verschiedenen Zonen: Herzstück ist das sogenannte Community Center mit Getränkeautomaten und Lounge-Möbeln, wo die Kollegen gemeinsam einen Kaffee trinken und sich austauschen können. Ein Vorteil, wie der französische Tiergesundheitschef Erick Lelouche findet: „In den ersten Wochen hier bin ich mit mehr Leuten ins Gespräch gekommen als in all den Monaten zuvor im alten Gebäude.“ Die Arbeitsräume sind in Cluster unterteilt. Pro Cluster arbeiten im Schnitt 20 Leute, die Schreibtische stehen in kleineren und größeren Inselformationen. Wer ungestört sein möchte, kann sich in die Fokus-Räume zurückziehen. Zusätzlich gibt es auf jeder Etage mehrere Telefonboxen und Konferenzräume. Der Kern des Smart-Working-Konzepts: Einen festen Platz hat keiner, aber jeder Mitarbeitende hat unterschiedliche Arbeitsmöglichkeiten, ganz wie es die aktuelle Arbeit optimal unterstützt. Zum Feierabend räumen die Beschäftigten ihren Schreibtisch leer. Jeder besitzt einen grauen Korb und einen fest zugewiesenen Spind für seine Habseligkeiten.

Bei den Mitarbeitern kommt das Konzept gut an: „Ich arbeite zwar jeden Tag an einem anderen Schreibtisch, aber unser ganzes Team sitzt eng beieinander, so können wir uns schneller austauschen“, sagt Mathieu Condette, Mitarbeiter in der ISEE-Abteilung. „Die räumliche Nähe unterstützt unsere Arbeitsweise.“ Condette ist einer der wenigen, die überhaupt noch Stift und Papier nutzen. Das macht ihm allerdings meist doppelte Arbeit, wie er zugibt: Regelmäßig scannt er alle Dokumente. „Dann muss ich weniger Kram mit mir herumschleppen“, sagt der 38-Jährige.

„In den ersten Wochen hier bin ich mit mehr Leuten ins Gespräch gekommen als in all den Monaten zuvor im alten Gebäude.“

Erick Lelouche

Aus Erfahrungen lernen

Auch die offenen Büroflächen bedurften einiger Gewöhnung. Die Mitarbeiter mussten erst lernen, sich auch im Großraum normal zu unterhalten: „Aus Rücksicht gegenüber den Kollegen waren die Mitarbeiter fast schon zu leise“, erzählt Tiergesundheitschef Lelouche. Die Führungskräfte gingen also mit gutem Beispiel voran und ermunterten die Kollegen zu mehr Konversation. Die Startschwierigkeiten sind mittlerweile überwunden: Die Mitarbeiter besprechen sich, machen Witze. Sie wechseln zwischen den einzelnen Zonen hin und her, mal mit Notebook, mal ohne, es herrscht reges Treiben.

„Zunächst waren die Mitarbeiter skeptisch. Inzwischen können sich die meisten Einzelbüros gar nicht mehr vorstellen.“

Sandra Laegner

Chefs machen mit

Auch in Biberach arbeiten Boehringer Ingelheim-Kollegen seit Mai 2018 „smart“, im Gebäude D125 – dem Ort, an dem viele Erkenntnisse aus Ridgefield und Lyon eingeflossen sind. Ähnlich wie bei Boreal gibt es im D125 verschiedene Raumzonen, unter anderem für Co-Working, konzentriertes Arbeiten und Besprechungen. Was in Lyon „Cluster“ heißt, nennen sie in Biberach „Neighborhood“: In insgesamt zehn Einheiten – unter anderem IT, Biopharmazie sowie Forschung und Entwicklung – sitzen jeweils circa 70 Kollegen zusammen, feste Schreibtische hat auch hier keiner. „Als wir die Idee des D125 erstmals vorgestellt haben, waren die Mitarbeiter skeptisch“, erinnert sich Sandra Laegner, Leiterin des deutschen Center of Expertise in Human Resources. „Inzwischen können sich die meisten von ihnen Einzelbüros gar nicht mehr vorstellen.“

Viele Menschen sind neugierig auf die neuen Gebäude: Die Projekträume im BI CUBE in Ingelheim sind häufig ausgebucht. In Lyon kommen regelmäßig Kollegen anderer Standorte zu Besuch. Auch in Biberach ist viel los: „Wir hatten kürzlich einen Tag der offenen Tür, die Besucher haben uns förmlich die Türen eingerannt“, sagt Laegner. Die HR-Vertreterin ist sich sicher: Smart Working erhöht die Attraktivität des Arbeitgebers Boehringer Ingelheim. „Mitarbeiter können an allen Standorten problemlos arbeiten. Vieles läuft digital, die Räume sind flexibel nutzbar.“

Jetzt stellt das Unternehmen immer mehr Bereiche auf Smart Working um – beispielsweise das im Bau befindliche Verwaltungsgebäude VGN auf dem Campus in Ingelheim. Es geht um nicht weniger als um ein neues Denken, einen digitalen Pioniergeist. Und das passt schlicht nicht hinter die verschlossenen Türen von Einzelbüros.

Der BI CUBE ist mit allem ausgestattet, was das kreative Arbeiten unterstützt: beschreibbare Wände, verschiebbare Möbelstücke, Bastelmaterialien.